Zasady udostępniania danych przez Towarzystwo Budownictwa Społecznego Sp. z o.o. w Piotrkowie Trybunalskim Al. 3 Maja 31 występującego jako Administrator danych jak i Procesor dla Gminy Piotrków Trybunalski oraz w imieniu Zarządzanych Wspólnot Mieszkaniowych
- Wstęp
Przetwarzanie danych osobowych, a w szczególności ich udostępnianie podlega regulacjom przepisów prawa. Opracowanie procedury lub procedur wynika z konieczności przestrzegania przepisów, w szczególności Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych
i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: RODO), i ustawy o ochronie danych osobowych.
-
Udostępnienie danych osobowych przetwarzanych przez Towarzystwo Budownictwa Społecznego Sp. z o.o. w Piotrkowie Trybunalskim Al. 3 Maja 31 odbywa się na podstawie
art. 6 i 15 RODO.
2.1 Podstawą do uzyskania danych jest złożenie stosownego wniosku.
2.2 Wniosek winien zawierać:
- dane wnioskodawcy,
- podstawę prawną,
- zakres żądania,
- cel.
3.Procedura udostępniania danych to:
– rozpoznanie wniosku co do jego zakresu,
– ustalenie uprawnienia dostępu do danych wnioskodawcy,
– ustalenie czyich i jakich danych wniosek dotyczy,
– ustalenie czy i jakie dane można udostępnić i w jakiej formie,
– rozstrzygniecie o udostępnieniu z ustaleniem ew. podstawy odmowy lub udostępnienia,
– przekazanie rozstrzygnięcia wnioskodawcy.
- Administrator ma obowiązek udzielenia informacji wynikający z przepisów prawa.
4.1 Organom państwowym lub organom samorządu terytorialnego, w związku z prowadzonym postępowaniem.
4.2 Podmiot przetwarzający dane ma obowiązek nieodpłatnie udostępniać dane osobowe organom władzy publicznej uprawnionym na podstawie odrębnych przepisów.
- Udostępnienie danych osobie należącej do rodziny osoby, której dane dotyczą.
5.1 Należy uznać, iż jest dopuszczalne przekazanie danych osobowych członkom rodziny
w przypadku, jeżeli przetwarzanie danych jest niezbędne dla ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą. „Żywotnymi interesami w rozumieniu komentowanego przepisu są takie interesy, które zasługują na to, by przyznawać im pierwszeństwo przed interesem zachowania danych osobowych w poufności. Żywotne interesy przeważają zatem nad interesami nakazującymi uzależniać przetwarzanie danych osobowych od zgody zainteresowanego. Muszą być to interesy o dużym znaczeniu, doniosłe, np. zdrowie, życie, nie należy tu także wykluczać interesów majątkowych. Ocena, czy w danym przypadku mamy do czynienia z takimi właśnie interesami oraz czy zainteresowany nie jest w stanie sam tych interesów w inny sposób chronić, znajduje się właściwie w rękach przetwarzającego dane (administratora). Jego decyzje w tej mierze nie mają jednak ani rozstrzygającego i ostatecznego charakteru, ani też nie są to decyzje samowolne i arbitralne. Polegają na wyważaniu interesów. W zasadzie przetwarzanie danych osobowych powinno być dopuszczone w takich przypadkach, w których racjonalnie można zakładać, iż zainteresowany – gdyby istniała taka możliwość – udzieliłby swego zezwolenia.
Należy zatem uznać, iż przykładowo administrator danych będzie mógł przekazać dane rodzinie, jeśli będzie to niezbędne do ochrony jego życia lub zdrowia – na przykład umożliwi poszukiwanie osoby w podeszłym wieku, która zaginęła, a co do której wiadomo, że wymaga opieki. Należy uznać, iż klauzula przekazania danych w sytuacji konieczności zapewnienie ochrony żywotnych interesów może mieć zastosowanie przy rozstrzyganiu zasadności udzielenia danych osobowych w przypadku zasinienia stanu wyższej konieczności.
- Obowiązek Administratora
6.1 Administrator danych (lub określone w procedurze, upoważnione przez niego osoby) zobowiązany jest zidentyfikować podmiot składający wniosek o udzielenie danych osobowych. W zależności od tego kto wystąpi o dane, administrator będzie podejmował decyzję o ich udzieleniu bądź odmowie.
Administrator -Towarzystwo Budownictwa Społecznego Sp. z o.o. w Piotrkowie Trybunalskim Al. 3 Maja 31 działając jako również Procesor wprowadza wymóg składania wniosku
o udzielenie informacji o przetwarzanych danych w formie pisemnej. Wdrożenie niniejszej procedury zabezpiecza interes administratora danych. Tym samym administrator podjął stosowne środki w celu ochrony danych (w tym także przed udostępnieniem osobom do tego nieuprawnionym), a zgodnie z przepisem administrator danych ma obowiązek zapewnić m.in. kontrolę nad tym, komu dane są przekazywane. Przyjęcie pisemnej formy wniosku
o udostępnienie danych pozwala na dokumentowanie podstawy udostępnienia danych
i podmiotu, który się o to zwrócił.
- Udostępnione dane osobowe można wykorzystać wyłącznie zgodnie z przeznaczeniem, dla którego zostały udostępnione.
- Rozstrzygniecie wniosku o udostępnienie danych
8.1 Należy przyjąć, iż udostępnienie danych osobowych powinno być dokonane w formie pisemnej. Rozstrzygniecie wniosku o udostępnienie powinno precyzyjnie określać jakie konkretnie dane są lub nie będą udostępnione.
W każdym z wypadków należy w odpowiedni sposób udokumentować co najmniej:
komu i jakie, i kogo dotyczące dane osobowe, na jakiej podstawie prawnej, kiedy zostały udostępnione, w jaki sposób, w jakim terminie.
- Postanowienia końcowe
Powyższe zapisy procedury udostępniania danych przetwarzanych przez Towarzystwo Budownictwa Społecznego Sp. z o.o. w Piotrkowie Trybunalskim Al. 3 Maja 31 obowiązują wszystkich pracowników Spółki TBS.
Niniejsza procedura stanowi załącznik do Polityki Ochrony Danych Osobowych w Spółce TBS.
